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業務報告書のテンプレートを使う意味

新人の状態や例文が無い状態で業務報告書の提出を上司や職場で求められた場合に書き方がわからない場合などに簡易的に使えるのが、テンプレートとなります。会社でのフォーマットが決まっていない場合はテンプレートを利用する事で簡単に項目や内容を編集し提出する事が可能です。エクセルのシートを追加する事で日々の業務内容を記載し報告が必要な場合はPDF化しメールに添付、印刷して提出などが簡易的に行う事が出来ます。

業務報告書を書く意味とは？

定期的に決まった周期で、毎日、週間、月間単位での定期的な業務に関する報告事項。業務の進捗状況を伝達する役目のある文書です。日々の行った仕事の内容や予定などを残す事で、円滑に他の仕事の割り振りや役割、業務の進み具合などをチェックする報告書となります。上司や同僚から見た時に「何の仕事している？」「仕事の進む具合は？」など隣に座っていても見え難い業務の簡潔に内容を確認する為の書類となります。

業務報告を行う目的と用途と使い方

日々提出を義務づけている会社にとっては、１日の業務の振り返りと明日からの仕事の予定を伝達し相互理解するためのツール。特に出張が多い会社の場合や対面する時間の少ない会社さんだと有効な手段かなと思います。まず、１日の仕事内容を振り返る事が業務報告書を書く事でできます。その中で良かった点、良くなかった点を振り返り、明日からの行動のための気づきとしてつなげていく事での成長に繋がります。

上司への仕事の進捗や成果の報告を行える場として利用ができます。上司に確認してもらうという事で文書内容もより正確に細かく量も多すぎない内容でまとめられると思います。業務報告書は基本的には日々の作業を付ける事で何の業務を行っているか明確にする意味合いが強い内容となります。会社により日々の作業を報告する場合や業務が変わった場合に提出を求められる場合など様々な状況で使われます。

業務報告書の見やすい内容の書き方

文書を書く上での基本として、5W１Hを入れて文書を作成する。読み手が分かっているだろうとしていくのではなく。より詳しく5W1Hの項目を意識して書く事でよりその時の様子が分かりやすく詳細に物事を伝達していく事ができます。これは後から自分が読み返したときに意識しているときと、そうでないときの差になって現れますので書き終えたら確認するようにしてください。そこから、評価につながるかもしれません。5W1Hを意識する事で、大切な情報が抜けた文書になる事を防ぐ事もできます。

業務報告書はシンプルに書く事が重要

まずは5W1Hを記載した後に、所感や感想といった事柄を入れるようにする。この内容を2つとも混合してしますと非常に読み手にとってわかりづらい文書になってしまいます。結果、この報告書はわかりづらかったね。と言われてしまいます。その為に構成として、事実である5W1Hをまず記載します。そのあとに、所感や感想を記載していくという流れの方が、こういった事実がありそのうえでどう感じたのかがわかるといった伝え方の方が分かりやすい文書なのではないでしょうか？

業務報告書は情報の共有としても

業務報告書は会社によって利用方法が変わってくると思います。先ほど着さしたように、上司への報告を行うツールという意味でも業務報告書が利用できるとお伝えしましたが、その文書が日常的に企業の上層部まで渡る大きな会社、又はまめな上訴部の方がいる場合は、より所感の少ない文書で事実を伝えられる事が重要だと思います。次に主に直属の上司や同僚、部下に周知する意味が多い業務報告書の場合。この場合であれば多少の文章が多い内容でも間違いではないように思います。できるだけ多くの情報が共有できるようにするのがベストだと思います。

業務報告書のエクセル・ワードのテンプレート

書き方がシンプルな報告書や新人向け、研修向けなど様々な用途で利用出来る業務報告書のテンプレートをご用意しております。会員登録不要・なしで無料ダウンロード出来る業務報告書となります。項目や内容はエクセルとワードで編集が可能ですので、業務報告書以外にも作業報告・修理報告・出張報告・活動報告など様々なビジネス以外の用途でご利用頂けます。フリー素材ですのでダウンロードしご利用くださいませ。