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会議議事録のテンプレートとは

社内でも社外でも会議の議事録を取る場合は見やすい内容を記載する事が必要となります。テンプレートを使う事で同じフォーマットで色々な会議の議事録を管理する事が可能でエクセルやワードにて保存する事でPDF化し必要であればメールなどに添付し送付する事も可能です。参加者や議題を記入し会議の内容を保存する事で会議に出席出来ない関係者なども後で確認し問題点や改善点など今後の内容が確認出来ます。同じデザインのフォーマットを使う事で非常に見やすい議事録が作成出来ます。

会議議事録の書き方・使い方のポイントとは

様々な会議や打ち合わせの内容や打ち合わせ内容、経過や結論等をまとめた書類となり、議事録を扱う用途は様々にあります。例えば、社内会議を行う場合や社外会議・メモ書きや研修内容、株主総会、理事会議事録、セミナー内容等々で議事録は使用される事が、沢山の場で利用される書類です。聞いている人・そうでない人、印象の深い話しか聞いていない人、話した内容しか覚えていない人など、様々な人達が会議等には参加しています。

そうした中で、人の口頭での周知だけだと決まった内容に関しても人により伝わる内容がまちまちになる事も発生してしまいます。そういった状況ですと、正しく情報の伝達、情報の共有ができるでしょうか？可能性はそんなに高くはないですよね。しっかと全員で共通認識をもち後から見返す事ができる。これが議事録です。議事録に内容を記載する事で会議の内容の擦り合わせなども同時に行います。

会議議事録に書き方や使い方・記入する際の例

議事録での記入内容は、議題に上がり話された内容とその会議でどのような事柄が決まったのかという事をしっかりと記入する必要があります。話し合った内容、その答えとして決まった内容や要点。そこから行動するべき内容、課題の3点が必要です。会議が行われた概要の基本情報。日時や場所、参加者や欠席者等の基本情報を記入する必要があります。この文書は上司や会社全体の方が閲覧する可能性があり、会社により共有を行っている場合もあるので非常に重要な書類とも言えます。

会議議事録の質疑応答の書き方

誰にでもわかる文章で簡潔に分かりやすく記入されている必要があります。その為には、必要な知識や資料といったできる事は当然やっておいたほうが、当日に議事録をとれなかったうまく書けなかったといった心配は減るでしょう。普段から人のしゃべっている事に対してメモを取っていくという練習もしておいたほうがその場になってあたふたする事なくしゃべるスピードで書けますし、メモの取り方もある程度自分の中でルール化を行っておくといった事をやるとより正確な議事録作成へとつながるでしょう。

会議議事録のフォーマット書き方

例えば、ルールの一つとして文書と文書を線でつなぎ合わせていく事で図のような形にしていく事で書ききれなかった文書があったとしても思い出せる切っ掛けになるかもしれませんし、長い単語は省略して記入を行う事も出来るかもしれません。そういった工夫を行う事で、もれなく記入を行う事ができると思います。そして伝えやすいように、基本的には文書の5W1Hをもとに構成する事で書き漏れがない文章になり、相手に必要な情報を簡潔に伝えていく事ができます。

会議議事録「word・Excel」テンプレート

会議議事録を必ず取る場合はワードやエクセルにて会議内容や項目を編集する事で複数の会議に利用する事やPDFを印刷し会議中に手書きで記入する事なども可能です。会議の参加者など基本項目が決まっている場合は決まった内容をエクセルとワードに入力した後に印刷する事も可能です。分かりやすい会議議事録を作成したい場合はシンプルなテンプレートを利用しましょう。見本やサンプルとして編集頂き、ご利用頂いても問題ございません。会員登録不要・なしでダウンロードが可能です。