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出張申請書のテンプレートとは？

複数の種類があるテンプレートをご利用頂く事で、簡単に出張申請書のフォーマットとし利用する事が出来ます。同じデザインに合わせる事で例文や書き方が難しい場合でも簡単に見本として利用する事も出来ます。会社や職場で出張申請書を用意する事で、出張に行く社員や職員が簡易的に利用する事が出来ます。A4サイズで印刷が簡単に行えますので、手書きでの記入が必要な場合なども簡単に利用出来ます。

ビジネスで使う出張申請書とは？

出張が発生したときに、自ら行く事を上長に正式な書類で提出する必要があります。交渉や打ち合わせなど、現地での仕事内容も詳細に記載し報告する必要があります。いつ、どこで、だれが、何をするかを正式にまとめたものが出張申請書です。会社にいないので、出張前から提出をしていないと欠勤扱いになるかもしれませんので出張が決まり次第正しく迅速に提出を行いましょう。会社によってですが、出張申請書は社内規定の旅費規程欄に記載が大体の会社にあるようです。

社員・職員の出張とは

社員・職員が業務のために普段の勤務地以外に赴き仕事をする事をいう。国家公務員の出張に限っては、国家公務員等の旅費に関する法律の第2条第1項第6号に記載があり、「職員が公務のため一時その在勤官署を離れて旅行し、又は職員以外の者が公務のために一時その住所又は居所を離れて旅行する事をいう。」と定義をされている。一日限りである場合は日帰り出張。長く職場を離れる場合は長期出張と呼ばれる。基本的には、交通費・宿泊費は会社負担となり、一定額の出張手当が支給されるのが一般的。

出張申請書はいつ書くの？

出張前です。出張中の出費が多くなる場合先に仮払いを行い、会社側からお金をもらえるケースもあります。しかし、仮払いを行いたくても出張申請書がないと仮払いは行えませんよね？多額の旅費が急に発生する場合にも正式な文書を作成し、各部門長までの証人と押印が必要な会社もあると思いますので処理に時間がかかっても大丈夫なように迅速に提出を行うようにしましょう。

出張申請書に必要な項目

出張に行く事を上司やそのまたさらに上の上司に伝えていく必要がありますよね？そのまた上の上司が、書類を見ただけで内容がすべて把握できる内容でないとなりません。基本的に必要な項目として、申請を提出する日。申請者名と印鑑。申請者の所属。申請者の出張内容。まずは出張先。そして出張する期間。大まかな出張先の内容として目的地。そして出張先での仕事内容。その他備考欄で特に変わった事項がある場合や仮払いを既に行った事を明記したもの等の記載ができるようになっております。

出張申請書は出張が終了したら捨てても大丈夫？

出張申請書は、法定保存文書です。その為に捨てるのは会社として非常にまずいです。保存方法法の取り決めはございませんので紙ではなくデータにして会社のサーバーに保存を行う事で3年間は破棄しない様にしましょう。CDで焼いておく事で省スペースでの保管を行う事ができます。ちなみに保管の期間は3年以上が必要となりますので、捨ててしまう事が無いように管理する事が非常に重要な書類となります。出張申請書を的確に保存・保管し管理しましょう。

出張申請書のフォーマットを利用

出張申請書の提出が必要な場合は会社で専用のテンプレート・フォーマットを作成する事で、同じレイアウトの書き方も簡単で見やすい書式となります。シンプルなデザインから、複雑な交通費などを記入する出張申請書がございますので、エクセルやワードを編集し利用頂く事も出来ますし、PDFを印刷して手書きで書く事も出来ます。テンプレートを見本やサンプルとして編集頂きご利用頂く事も可能です。会員登録なし・不要で無料ダウンロードが可能です。