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業務引継書のテンプレートとは？

部署移動や仕事内容の変更、部下への業務の引継ぎを行う場合に作成すると便利な書類となります。引継ぎが決定した後に最後にまとめて作成するのではなく通常の業務をしながら、テンプレートを利用し日々の業務の引継ぎや営業先の引継ぎなどをエクセルやワードで作成する事で、引継ぎ相手に簡単に印刷し渡す事やPDF化してメールで添付なども行う事が簡単に出来ます。無料のテンプレートを利用する事で一から作る手間が非常に省けます。

社内で使うビジネスの引継書とは？

引継書の利用の仕方として、後任に今の仕事内容をお願いするとき。仕事を退職するとき。休職しなければならない事情が発生した時（育児休暇、傷病等々）。他部署に移動になるのでまとめておくとき等々。人によって様々なシチュエーションがあると思います。そういったときにスムーズに後任に仕事を渡せるように日々からこのテンプレートを使用し作成しておくことが仕事を円滑にする事になります。

社内での仕事の振り返りの機会となりよいのではないでしょうか？理想は、このテンプレートを読むだけで内容の把握が行えて、何とかなります！といえる状態ですが、人それぞれ違う部分もありうまくすべての情報を伝えるのは難しいですよね。そこで、下記に伝えるうえでのポイントも記載しておりますので確認していただけたらと思います。引継ぎを行う場合にはシンプルで見やすい引継書を用意する事が必要です。

引継書の書き方と内容のポイント

5W1Hを用いての説明を行う。どういった場合でどう行動すればよいか。等を細かく伝えることで誰でもわかりやすく伝達を行える引継書の作成ができると思います。仕事によって引継内容は変わってくるとは思いますが、営業職であった場合は、取引先の情報。担当者の名前や更に詳しい趣味のことなどや過去の実績ややり取りを明記しておくことで担当者が急な変更の場合でも他の方でも対応ができるようになります。また交換した名刺の場所や提案資料の場所も伝えてあげればよいのではないかと思います。

引継書を記載するベストなタイミング

引継書は早めに書いておいたほうがいいです。この文書を読まれたのが今日なら今日です。明日何が起こるかわかりますか？わからないですよね。最後にまとめてでは無く早めに書いておくことで仕事への支障はなくなりますし、簡単な内容の仕事内容もあるかもしれません。そういった仕事を見返すきっかけにもなればとおもいます。書いているうちにこの仕事は簡単だなと思えば部下に振るきっかけにもなればよいのかなと思います。

また、業務の引継ぎを行う場合には営業職・事務職や公務員など様々な場面があり、仕事が大変な方。激務な方。専門的過ぎて伝えられない方。たくさん条件がある方がいらっしゃると思いますが、少しずつでも始めて行かないとできません。一日A4半分ずつでも始めて行きましょう。シンプルな様式の引継書を利用する事で書き方も簡単ですし、見本として利用する事も出来ますので、日々引継ぎ業務を進める重要なポイントです。

引継書を書くメリットと準備する意味

退職や転職、部署移動など様々な事で引継ぎが発生致しますが、周囲が安心して仕事ができる。あの人しかできない仕事を周りの方は引継書がきっかけで少しずつできるようになっていくきっかけになるかもしれません。会社の成長に繋がりますね。また後任者ができた場合、引継書があれば安心しますよね。他人と仕事を共同で行っている方にとっては抜け漏れの心配も少なくなります。

業務引継書はエクセルがおすすめ

手書きなどで、引継書を書く事なども出来ますが、エクセルで業務内容毎にシート別けを行う事で必要な引継ぎ内容が簡単に相手に伝える事が可能です。引継ぎを行う場合には、直接エクセルを渡す事で引き継がれた相手もエクセルを育てる・修正する事で、更に引継ぎが発生した場合でも円滑に引継ぎが行えます。書面や紙ベースの場合だと修正などが出来ないので、エクセルで管理する事が非常に便利です。会員登録不要・なしでダウンロードが可能です。